ERP sistemi v podjetjih že dolgo niso več vprašanja izbire.
So osnova poslovanja, evidenc in poročanja.
Kljub temu, da dobro delujejo, niso bili zasnovani za razlago in povezovanje informacij, ki jih podjetja danes potrebujejo pri delu.
V praksi so ERP sistemi pogosto okorni in počasni, slabo prilagojeni dejanskim procesom podjetja ter težko povezljivi z drugimi orodji, ki jih zaposleni uporabljajo.
Uporabniška izkušnja zato trpi, delo se upočasni, odgovori pa pogosto obstajajo le pri posameznikih - pri sodelavcih, ki edini vedo, kako se nekaj vnese ali preveri, nekateri pa si pomagajo z ločenimi Exceli.
Tu se v praksi pogosto srečamo z dvema scenarijema.
-
Če večino poslovanja vodite v Excelovih preglednicah in to v podjetju dobro deluje, je to znak, da ERP za vaše potrebe še ni nujen.
V tem primeru se je smiselno vprašati, kako urediti, da bo Excel delal za vas - in ne, kako ga zamenjati. O tem pišemo tukaj: Kako preoblikovati Excel tabele v zmogljivo aplikacijo?
-
Če ERP v podjetju že uporabljate, pa se kljub temu srečujete z obhodi, vprašanji in ročnimi razlagami, poglejmo tri zelo pogoste primere iz prakse, kjer lahko AI asistent pomaga s prihrankom časa.
Ne glede na to, ali uporabljate uveljavljene ERP rešitve, kot so SAOP, GoSoft, Panteon ali Vasco, se podjetja pri vsakdanjem delu pogosto srečujejo s podobnimi izzivi.
Ko se številke ujemajo, odločitev pa vseeno čaka
Izziv
Vodstvo ima na voljo poročila. Številke se ujemajo, obdobja so pravilna, izračuni držijo.
Kljub temu se na sestankih pojavljajo ista vprašanja:
-
“Zakaj je ta strošek tukaj višji kot prejšnji mesec?”
-
“Kaj točno je vključeno v to postavko?”
-
“Zakaj to poročilo kaže drugače kot Excel analiza?”
ERP pove, kaj se je zgodilo.
Ne pove pa, zakaj - in kaj to pomeni v praksi.
Zato zaposleni pogosto številke izvažajo še v Excel ter dopolnjujejo s komentarji in dodatno razlago. Odločitev pa čaka, dokler nekdo ne poveže konteksta.
Kako pomaga AI asistent
AI asistent ne spreminja podatkov in ne nadomešča ERP-ja.
Bere obstoječa poročila, interne razlage in spremljevalne dokumente ter pomaga odgovoriti na vprašanja v naravnem jeziku.
Namesto iskanja po več datotekah lahko vodstvo vpraša:
-
“Zakaj se je strošek X povečal v primerjavi s prejšnjim mesecem?”
-
“Kaj vse je vključeno v to postavko?”
Asistent poveže podatke z razlago in pokaže, na čem temelji odgovor.
Rezultat
Manj sestankov za razlago številk.
Več časa za odločanje.
Številke niso le pravilne - postanejo tudi razumljive.
Ko sistem ne sodeluje, si podjetje pomaga samo (administracija)
Izziv
ERP je, kljub svoji stabilnosti, pogosto zaprt in težko povezljiv z drugimi orodji. Ko zaposleni potrebujejo hiter pregled, primerjavo ali dodatno razlago:
-
podatke izvozijo,
-
jih ročno obdelajo,
-
združijo z drugimi viri.
To so sprva začasne rešitve. Sčasoma pa postanejo stalni del procesa.
Nastanejo paralelni seznami, različne verzije istih podatkov - rešitve, ki jih nihče več zares ne nadzoruje.
Kako pomaga AI asistent
AI asistent deluje nad obstoječimi sistemi in dokumenti.
Namesto novih izvozov omogoča, da zaposleni postavljajo vprašanja neposredno nad obstoječimi podatki in razlagami.
Ne ustvarja novih tabel, temveč pomaga razumeti obstoječe.
Zaposleni lahko vprašajo:
-
»Kateri podatki so vključeni v ta izvoz?«
-
»Kako je ta številka povezana s prejšnjim poročilom?«
Rezultat
Manj ročnih obhodov. Manj “začasnih” rešitev.
ERP ostane hrbtenica evidenc, okoli njega pa se ne kopiči več dodatna zmeda.
Ko moraš vprašati sodelavca, ker ne razumeš sistema
Izziv
ERP sistemi so narejeni za vnose.
Za pravilno knjiženje, zapise in evidence.
Ko pa nekdo vpraša:
-
»Zakaj je to tako?«
-
»Kaj to pomeni zame?«
-
»Kaj je naslednji korak?«
odgovora pogosto ne najde v sistemu, ampak pri določeni osebi.
Računovodstvo ali administracija postaneta interni helpdesk. Ne zato, ker bi to želeli - temveč ker sistem ne zna odgovarjati na vprašanja.
Kako pomaga AI asistent
AI asistent prevzame vlogo prve točke za vprašanja.
Bere interne dokumente, postopke, razlage in poročila ter odgovarja tako, kot bi to naredil izkušen sodelavec - le da je vedno na voljo.
Namesto e-maila ali prekinitve dela lahko zaposleni vprašajo asistenta:
-
»Kaj pomeni ta postavka?«
-
»Kako se to obravnava pri nas?«
Rezultat
Manj prekinitev dela.
Manj odvisnosti od posameznikov.
Znanje v podjetju postane dostopno vsem, ne le tistim, ki ERP obvladajo.
AI asistent: naj vaš ERP končno začne sodelovati z zaposlenimi
AI asistent ne posega v vaše ERP podatke in ne spreminja procesov.
Deluje kot plast razlage nad obstoječimi sistemi - tam, kjer danes nastajajo vprašanja, obhodi in nepotrebne prekinitve dela.
Ko zaposleni dobijo odgovore neposredno iz sistema znanja, ERP končno začne delovati kot podpora odločanju, ne le kot evidenca.
Skupaj s Kalmio lahko poskrbite, da obstoječa tehnologija in sistemi začnejo delati v vašo korist - brez velikih preobratov, a z zelo konkretnimi rezultati.
Preberite tudi:
-
AI v proizvodnji: 3 praktični primeri, kako prihranite čas in živce, 2. del
-
Chatbot, AI asistent ali AI agent - znate izbrati pravo pomoč za vaše podjetje?
